Optimoitua työvuorosuunnittelua: Sotender keikkatyösovellus ja Vuorox vuorosuunnittelujärjestelmä

Jyränkölän Setlementti ry on monipuolinen yhteisö, jolla on merkittävä vaikutus Heinolan ja Päijät-Hämeen elinvoimaan. Setlementillä on oma kansalaisopisto, kaksi ravintolaa, työllistämispalveluja ja vapaaehtoistoimintaa. Valtaosan toiminnasta muodostavat kuitenkin hoivapalvelut, joita Setlementin yli 100 työntekijää tarjoavat 300 asiakkaalle.

Vanhat järjestelmät eivät vastanneet tarpeisiin

Hoivapalveluissa keskeistä on ihmisten kohtaaminen, hoivan ammattilaisten jaksaminen ja henkilöstön saatavuus. Koronapandemian aikana jaksaminen oli koetuksella ja tilannetta ei parantanut silloinen työvuorosuunnittelujärjestelmä, joka ei ollut enää kovin ajantasainen tai tehokas.

“Suunnittelun vastuuhenkilöt valittelivat ettei järjestelmä päivittänyt tietoja ja käytettävyyden kanssa oli kaikenlaisia haasteita, mikä aiheutti turhaa työtä ja stressiä”, Jyränkölän Setlementin hoivapalvelujohtaja Sirkku Taskinen sanoo. “Myös sijaisten löytäminen oli hankalaa ja se kuormitti esihenkilöitämme paljon.”

Sujuva sijaishallinta helpottavat arkea

Sijaisten kyseleminen WhatsApp-rinkien ja tekstiviestien avulla on yllättävän aikaavievää. Jyränkölällä huomattiin myös, että kaikkien toimipisteiden yhteisen sijaisringin luonti oli vaikeaa. Kesällä 2024 apuun otettiin Koivu Solutions Oyn sijaishallinnan sovellus Sotender.

Merkittäviä säästöjä ja tyytyväisempiä työntekijöitä

“Sijaiset ovat ottaneet Sotender-sovelluksen omakseen todella hyvin sen helppokäyttöisyyden ansiosta. Pystymme tarjoamaan yksiköissämme työskenteleville sijaisille kätevän kanavan varata työvuoroja. Samalla säästämme useita tuhansia euroja kuukaudessa ulkopuolisen rekrytoinnin tarpeen vähentyessä” Taskinen kertoo.

Hoivapalvelujohtaja Sirkku Taskinen

Innovaatiot työntekijöiden apuna

Sotenderin lisäksi Jyränkölän Setlementti otti käyttöön tekoälyyn perustuvan työvuorosuunnittelujärjestelmä Vuoroxin. Vuoroxin tekoäly jakaa työvuorot työntekijöiden toiveita ja suunnittelun parhaita periaatteita noudattaen.

Setlementin toimintaa ohjaa ajatus olla rohkeasti ihmisen puolella, mikä näkyy IT-hankinnoissa käytettävyyden ja työntekijän näkökulman korostamisena. “Vuoroxissa on hienoa miten tekoäly kykenee huomioimaan työn ja muun elämän yhteensovittamisen. Esihenkilön työtaakan keventäminen on meille tärkeää, jotta aikaa jää hoivaan ja ihmisten kohtaamiseen. Sotender ja Vuorox tukevat molemmat hyvin tätä tavoitetta” Taskinen linjaa.