WhatsApp viestit yksiköissä ja tietoturvallisuus

Sote-alan työntekijäpula on jo kaikille tuttu asia. Sote-palvelualan osaajista käydään kovaa kilpailua. Kilpailua, joka on yhä vain kiristymässä.

Tällä hetkellä sote-alan arkea on se, että vajaita henkilömitoituksia paikkaillaan kroonisesti lyhytaikaisilla sijaisilla.

Sijaisten hankkiminen vie osastonhoitajilta valtavasti työaikaa. Tavallisesti sijaisia haalitaan siten, että osastonhoitaja soittelee ja lähettelee WhatsApp-viestejä tunnetuille keikkalaisille ja vakituisille hoitajille. 

Moni tietää, miten helppoa WhatsApp–sovelluksessa on luoda ryhmä. Kuka tahansa voi perustaa ryhmän ja päättää, keitä siihen kuuluu. Moni käyttää WhatsApp–ryhmiä sujuvasti kaveripiirissään ja harrastusryhmiensä kanssa. Onhan WhatsApp Suomen ja maailman suosituin pikaviestintäpalvelu.

Organisaation kannalta WhatsApp on katastrofi

Organisaation näkökulmasta maailman suosituin pikaviestintäpalvelu WhatsApp on vähintäänkin ongelmallinen. Suoraan sanottuna katastrofaalinen.

Kauppalehti, Tivi ja Talouselämä-lehdet ovat käsitelleet WhatsApp-sovelluksen ongelmia työkäytössä jo 2020. 

Euroopan komissio kielsi helmikuussa 2020 WhatsAppin, Messengerin ja Applen Messages -työkalut täysin omassa työviestinnässään. Tällaisia linjauksia toivotaan Suomessakin nähtävän pian, sillä WhatsAppin käyttö Suomessa työasioissa vaikuttaa pelottavan laajalta.

Moni WhatsApp -ryhmän luoja ei tule kenties ajatelleeksi, että kaikki tiedot tallentuvat jokaisen ryhmän jäsenen puhelimeen. Vaikka henkilö poistettaisiin ryhmästä, tiedot säilyvät sekä laitteessa että pilveen tallentuvassa varmuuskopiossa.

Facebook tallentaa kaikkien WhatsApp -keskusteluiden metatiedot omaan käyttöönsä

IT-osaston kannalta tällainen WhatsApp-ryhmiin perustuva systeemi on myös täysin mahdoton hallittava, koska kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa siitä, mitä ryhmiä on olemassa ja ketkä ovat niiden perustajia.

Harmaita hiuksia aiheuttanee IT-osastolle myös tieto siitä, että WhatsAppin omistava Facebook (META) tallentaa kaikkien WhatsApp -keskusteluiden metatiedot omaan käyttöönsä.

Facebook siis tallentaa kaikkien ryhmissä keskustelijoiden nimet, käytyjen keskusteluiden ajankohdat, viestien määrät ja metatiedot tehdyistä interaktioista. Viestittelyjen metatietojen perusteella Facebook täydentää omaa ns. sosiaalista graafiaan.

Tietoturvan kannalta suuri ongelma on tietojen tallentumisen lisäksi se, mistä aiheista ryhmässä puhutaan.

Teknologiakonsultti Perttu Tolvasen (North Patrol Oy) mukaan työnantajan tulisi ohjeistaa, että WhatsApp-ryhmässä ei saa puhua esimerkiksi työvuoroista.

Hetkinen, mutta tällä hetkellä on käytäntönä sote-alalla, että juuri sijaisuuksia hoidetaan WhatsApp-ryhmissä. Eli puhutaan nimenomaan työvuoroista!

WhatsApp-ryhmistä luopuminen työpaikalla edellyttää hyvää vaihtoehtoa

Sote-alalla on siis tavallista, että sijaisuuksia hoidetaan WhatsApp-ryhmissä. Osastonhoitajien ja muiden vastuuhenkilöiden toimivaksi koettua ratkaisua voi olla hankalaa mennä kieltämään. Miten ne sijaisuudet sitten hoidetaan?

Sotender tarjoaa sijaisuuksien hallinnointiin helpon ja toimivan työkalun. Helpon, toimivan ja tietoturvallisen työkalun, joka säästää myös IT-osaston ennenaikaisen harmaantumisen ja painajaiset tietoturvauhista.

Sotender on helppokäyttöinen digipalvelu, jossa sote-alan keikkatyöt ja niiden tekijät kohtaavat

Sotender rekrytointisovelluksen on kehittänyt suomalainen ohjelmistotalo Koivu Solutions Oy. Sotender kehitettiin yhteistyössä eri sote-alan ammattilaisten kanssa.

Pilottihanke otettiin käyttöön alkuvuodesta 2022 Kangasalla ja jo pilottivaiheessa Sotender helpotti sijaisten palkkaamista ja lisäsi alueen sote-sijaisten määrää huikealla 60 %:lla.

”Pystymme tekemään sovellukseen myös uusia ominaisuuksia ketterästi aina hyvinvointialueen tai käyttäjäyksikön tarpeen mukaan.”  Sotenderin kehittämistyöstä vastaava Teemu Santala toteaa.

Sijais-Tinderiksikin kehuttu Sotender -sovellus ei vaadi käyttäjiltään opiskelua, vaan on todella helppokäyttöinen; suorastaan koukuttava.

Tietoturvan kannalta voi summata, että Sotender on ns. roolipohjainen sovellus. Roolipohjaisessa sovelluksessa käyttäjät ja heidän toimintansa tunnetaan. Oikeudet voidaan määritellä eri rooleille erikseen.

Roolipohjaisessa sovelluksessa käyttäjät ja heidän toimintansa tunnetaan

Sotenderissa myös tietoturvakäytännöt ja hallintaprosessit voidaan määritellä tarkasti ja käyttäjille voidaan antaa koulutusta niiden noudattamisesta. Tämä auttaa vähentämään mahdollisuutta tietoturvaloukkauksiin.

Roolipohjainen sovellusarkkitehtuuri parantaa sovelluksen tietoturvaa myös siksi, että siinä käytetään erilaisia suojamekanismeja, kuten tietojen salaamista, tunnistautumista ja auktorisointia, jotta käyttäjien tietoturva voidaan varmistaa paremmin.

Sotender on keskitetyn datan sovellus eli tietojen luotettavuus ja eheys on paremmin hallittavissa sekä mahdolliset tietoturva-aukkojen korjaukset voidaan tehdä nopeasti. 

Ota heti yhteyttä, niin saadaan Sotender toimimaan nopeasti myös omalla alueellasi: contactus@koivusolutions.com